Medida melhora gestão arquivística e documental do Estado e será incorporada ao SEI!Maranhão

O Governo do Estado deu início a um esforço conjunto para atualizar a tabela de gestão documental dos processos administrativos e arquivos referentes à administração pública estadual. O projeto é desenvolvido pelo Arquivo Público do Estado do Maranhão (Apem), vinculado à Secretaria de Estado da Cultura (Secma) e conta com o apoio da Secretaria de Estado de Administração (Sead) e da Agência de Estado de Tecnologia e Inovação (ATI). 

A classificação de processos serve para organizar e gerenciar documentos e informações produzidas pelos órgãos estaduais, facilitando, por consequência, o controle de processos, as rotinas administrativas dos servidores e o acesso a informações de interesse público. Ela estabelece categorias e subcategorias de processos, a numeração segundo critérios que representem os assuntos abordados, bem como fixa diretrizes para a manutenção e descarte de documentos, definindo quanto tempo cada tipo de documento deve ser mantido antes de ser arquivado permanentemente ou descartado. 

“Assim, garantimos que o arquivamento de processos e a gestão desses materiais seja feita de acordo com critérios legais, evitando acúmulo de papel desnecessário e, ao mesmo tempo, garantindo que informações de interesse público estejam disponíveis caso necessário”, disse a gestora do Apem, Vilma Teixeira de Castro.

Em reunião de trabalho realizada esta semana, foi construído um plano de atividades com um cronograma de ações, estabelecendo a atualização da tabela de classificação de assuntos de processos arquivísticos do estado segundo tipos de processo, finalidade, tempo de tramitação e de armazenamento dos arquivos. “Atualmente, o sistema estadual segue a tabela de arquivos federal, mas a intenção é criar uma estrutura que atenda às necessidades específicas do Maranhão”, explicou Nyesla Vale, articuladora da iniciativa junto à ATI. 

O cronograma de trabalho prevê a atualização das informações por todas as secretarias e órgãos estaduais quando a nova classificação for definida. Essa tabela servirá, ainda, de base para a abertura de processos e upload de documentos no Sistema Eletrônico de Informações (SEI!).